Sabtu, 12 Oktober 2019

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Himang.xyz - Hai semua kali ini saya akan membahas sedikit atau memberi sedikit tentang Administrasi perkantoran Berikut :


gambar Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor



A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor


Pekerjaan kantor penting dilakukan untuk mendukung tugas-tugas yang utama atau pokok suatu perusahaan yang bertujuan agar diperoleh keuntungan yang maksimal.

Dan pekerjaan kantor yang banyak dilakukan antara lain, menghimpun, mencatat, mengelola,  menggandakan, mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan lainnya. Berikut beberapa penjelasannya ;

  1. Menghimpun
    Merupakan pekerjaan yang mencaridan mengusahakan tersedianya suatu informasi yang belum dimiliki dan informasi yang masih berantakan dimana-mana sehingga informasitersebut siap ketika diperlukan.
    Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat klliping, serta mengumpulkan suatu berita.
  2. Mencatat
    Adalah kegiatan mencatat atau tulis-menulis mengenai data-data yang dibutuhkan sehingga berwujud tulisan yang memiliki arti, dapatdikirim, dan disimpan.
    Contohnya, membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan diberbagai media
  3. Mengolah
    Pekerjaan mengolah adalah berbagai kegiatan yang bertujuan untuk mengerjakan data atau informasi agardapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
    Misalnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keungan.
  4. MenggandakanMerupakan kegiatan yangmemperbanyak informasi dengan berbagai caradan ditunjang oleh alat sebanyak jumlah yang diinginkan.
    Contohnya, memfotokopi dokumen, mencetak informasi menggunakan printer atau risograph.
  5. MengirimPekerjaan ini merupakan kegiatan yang menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat penunjang dari satu pihak ke pihak lainnya.
    Contohnya, mengirim suratmenggunakan faksimile, dan mengirim dengan menggunakan e-mail.
  6. MenyimpanSetelah melakukan pengiriman baik berupa dokumen atau barang, kita harus menggandakan barang yangkitakirim untuk disimpan. Yaitu kegiatan yang meletakan informasi dengan menggunakan alat penyimpanan dan cara yang efisien di suatu tempat tertentu yang aman.
    Misalnya, menyimpan arsip, menyimpan folder informasi di komputer, dll.
  7. Melakukan komunikasiPekerjaan yang melakukan komunikasi adalah kegiatan yang mengirimkan ide atau gagasan kepada pihak lain baik dilakukan secara langsung atau tidak dengan cara menggunakan media dan mendapat respon yang baik dari penerima informasi.
    Contohnya, melakukan panggilan telephone, chatting, kegiatan korespondensi, dll.
  8. MenghitungMerupakan kegiatan yang menetapkan data yang  berhubungan dengan angka.
    Contohnya, menghitung hasil penjualan pproduk, menghitung laporan keuangan dan menghitung stock barang.
  9. Pekerjaan lainnya
    Selain pekerjaan - pekerjaan diatas terdapat berbagai kegiatan yang dilakukan dikantor antara lain,
    Contohnya, pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
    Berdasarkan penelitian George R. Terry terhadap perusahaan - perusahaan di Amerika Serikat, presentase dari pekerjaan - pekerjaan kantor yang digunakan untuk menunjang tugas utama kantor meliputi :

    a. Typing (Mengetik)                                  24,6%
    b. Calculating (Menghitung)                     19,5%
    c. Checking (Memeriksa)                           12,3%
    d. Filling (Menyimpan)                               10,2%
    f. Telephoning (Menelpon)                        8,8%
    g. Duplicating (Mmenggandakan)           6,4%
    h. Mailing (Persuratan)                               5,5%
    i. Other (lain-lain)                                         12,7%

    Total                                                             100%

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantormemiliki tiga ciri-ciri yang khusus, yaitu bersifat pelayanan, bersifat luas, dan pekerjaan yang dilaksanakan oleh semua pihak dalam suatu organisasi. Untuk memperjelas kitasimak uraian dibawah ini.

1. Bersifat Pelayanan
Karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain agar pekerjaan atau tugas tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsung mendapatkan keuntungan atau laba untuk perusahanan tersebut, tetapi pekerjaan kantor sangat membantu dan menunjang proses pencapaian target perusahaan.

2. Bersifat terbuka dan luas
Bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas hanya di kantor saja akan tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor.

Pekerjaan kantor dapat dilakukan dikantor, antara lain mulai dari ruang pimpinan, raung kerja karyawan, hingga  ke ruang Office Boy.

Di luar kantor, contohnya melakukan tinjauan ke lapangan dalam proses pembangunan kantor baru.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari atasan yang paling tinggi, sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai contoh, seorang manager.

Walaupun tugas utama manager adalah menggerakan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin dan semaksimal mungkin, namun manager juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam mengelola bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri karena mungkin saja dokumen bersifat rahasia.

Dengan demikian pekerjaan kantor tidak hanya dilakukan oleh seorang sekretaris atau karyawan di bagian tata usaha saja, akan tetapi dapat juga dilakukan oleh semua pihak yang terdapat dalam suatu perusahaan.


C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
     a. Surat
         Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
         Kegunaan Surat :
         - Sebagai alat komunikasi secara tertulis
         - Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
         - Dapat menjadi nilai historis

     b. Laporan
         Adalah suatu nentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
         Kegunaan Laporan :
         - Sebagai bahan pertanggung jawaban
         - Alat menyampaikan informasi
         - Bahan pengambilan keputusan

     c. Formulir
         Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
         Kegunaan Formulir :
         - Mencari suatu keterangan
         - Menghimpun data yang sama
         - Menyampaikan informasi yang sama
         - Sebagai bukti fisik

     d. Berbagai macam dokumen tertulis
         contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

     e. Arsip
         Adalah data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.


Sekian dulu penjelasan singkat dari saya tentang "Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi" semoga bermanfaat. Jangan Lupa Bagikan,artikel ini kepada teman-teman dan komentar dibawah jika ada yang kurang biar saya perbaiki... Ok, See You Again...

Load comments