Kamis, 31 Oktober 2019

Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi

Himang.xyz - Hai semua kali ini saya akan membahas sedikit atau memberi sedikit tentang Administrasi perkantoran Berikut :


Gambar Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi

A. Pengertian Organisasi
  1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan
  2. KBBI  adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
  3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
  4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
  5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
  6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
  • Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
  • Ada kerja sama
  • Ada tujuan bersama

B. Prinsip-Prinsip Organisasi :

  1. Prinsip Perumusan Tujuan adalah menentukan tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi atau badan tersebut.
  2. Prinsip Pembagian Kerja organisasi harus melakukan pembagian tugas atau kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.
  3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan atau Wewenang dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan atau wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.
  4. Prinsip Tingkat Pengawasan berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya. Atau penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.
  5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.
  6. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
  7. Prinsip Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.


C. Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
  1. Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
  2. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
  3. Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh
  4. Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
  5. Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
  • Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
  • Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
  • Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan:
  • Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.
  • Pimpinan lebih cenderung otoriter
  • Karyawan lebih sulit berkembang
contoh gambar Organisasi Garis/Lini


2. Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
  1. Pimpinan mengangkat tenaga staff
  2. Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kelebihan:
  • Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli
  • Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
  • Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
  • Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
  • Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
contoh gambar Organisasi Garis dan Staf


3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
  1. Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
  2. Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
  3. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kelebihan:
  • Pembagian tugas lebih jelas
  • Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kekurangan:
  • Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
  • Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya
  • Tidak ada kesatuan perintah


D. Pengertian Pekerjaan Kantor

  1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
  2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
  3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.


E. Fungsi-Fungsi Pekerjaan Kantor

  1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
  2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
  3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

Sekian dulu penjelasan singkat dari saya tentang "Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi" semoga bermanfaat. Jangan Lupa Bagikan,artikel ini kepada teman-teman dan komentar dibawah jika ada yang kurang biar saya perbaiki... Ok, See You Again...

Load comments